Enrichir son cahier des charges

La réussite de la convention de participation passe par un bon déploiement de l'offre (réunions d'information, supports de communication personnalisés, rendez-vous à domicile, accompagnement RH).

En amont, nous vous conseillons d'enrichir le cahier des charges soumis aux candidats :


Déterminer un nombre de réunions d'information


Ce nombre précis et raisonnable doit tenir compte des effectifs de la collectivité et des lieux de travail. Il est à mentionner dans votre cahier des charges.

La mutuelle pourra ainsi prouver son engagement. Cela permet également d'éviter les réponses vagues telles que « autant que nécessaire » ou « nombre de réunions illimitées » qui ne permettent pas de comparer réellement les offres, et qui ne sont pas un gage de sérieux.

Demander la dématérialisation de la procédure de gestion


La dématérialisation passe soit par l'utilisation d'un extranet, soit par des échanges d'e-mails avec pièces jointes. Ainsi, dans les deux cas, la mutuelle ne vous demandera pas de faire suivre par courrier les pièces justificatives (excepté le bulletin d'adhésion lors de la mise en place).

La dématérialisation permet d'accélérer les délais de traitement, mais surtout facilite le travail des RH et fluidifie la gestion.

Vérifiez bien que la mutuelle est en mesure de proposer la dématérialisation au moment de la mise en place du contrat.

Donner de l'importance à la proximité


La proximité avec les agents est un élément essentiel d'accompagnement pour répondre à toutes les questions relatives au contrat :

  • agences à proximité,
  • centre d'appels,
  • espace internet adhérent.