La décision unilatérale de l’employeur : un outil de sécurisation pour la mise en place de vos régimes de protection sociale

En protection sociale complémentaire, il est impératif, en cas de contrôle URSSAF, de justifier d’un acte écrit, formalisant le régime de frais de santé et/ou de prévoyance lourde (incapacité, invalidité, décès). Pour cela, vous devez communiquer soit un accord collectif (votre convention collective ou un accord d’entreprise ou encore (plus rarement) un accord référendaire) ou bien une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Cet acte vous permettra ainsi de valider les exonérations sociales accordées aux cotisations finançant des garanties de protection sociale. Tout défaut dans sa rédaction et sa remise exposera votre entreprise à un redressement URSSAF sur les trois dernières années civiles complètes.

L’avantage de l’élaboration de la DUE pour la mise en place des garanties collectives réside dans sa souplesse de mise en œuvre ainsi que dans sa facilité de révision. Dans les entreprises dépourvues de délégués syndicaux, cet écrit constitue le recours privilégié à la formalisation des garanties de protection sociale. 

Dans tous les cas, en présence d’un comité social et économique (CSE), il conviendra de procéder à une information et consultation de l’instance préalablement à la mise en place des garanties ou encore à leur modification. 

Les souplesses de mise en œuvre d’une DUE impliquent en contrepartie une information individuelle auprès de chaque salarié. Pour cela, l’employeur doit transmettre cet écrit par tout moyen lui permettant de justifier de cette remise au salarié (lettre recommandée avec accusé de réception, remise en mains propres contre décharge, document joint au bulletin de paie, transmission par email avec accusé de réception…).

Votre DUE devra contenir certaines clauses obligatoires, sous peine de ne pas bénéficier des exonérations sociales. Tout d’abord, si votre document mentionne l’organisme assureur ou le courtier, il conviendra d’intégrer une clause déterminant dans quelles conditions et selon quelle périodicité ce choix sera réexaminé. Rien ne vous empêchera en revanche de changer d’organisme assureur ou de courtier durant cette période. 

Ensuite, dans les régimes de prévoyance lourde (incapacité, invalidité et décès) vous devrez impérativement mentionner que lors du changement d’organisme assureur, vous organiserez la poursuite des revalorisations des rentes en cours de versement.

En plus des clauses exigées par le Code de la sécurité sociale, l’employeur doit indiquer :

• les bénéficiaires des garanties. Elles peuvent s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’entreprise ou bien à une catégorie définie par le Code de la sécurité sociale ;
• le financement du régime, permettant de justifier chaque mois du précompte sur le bulletin de paie du salarié mais également de l’engagement de l’employeur.
   

C’est également l’occasion de préciser les dispenses d’adhésion qui doivent impérativement être mentionnées dans la DUE, comme pour les salariés justifiant d’un CDD dont la durée est inférieure à 12 mois. Il est aussi possible de prévoir une condition d’ancienneté dans la limite de 12 mois pour les régimes de prévoyance lourde (incapacité, invalidité, décès).

La DUE doit également prévoir le maintien du régime pour les salariés absents pour raison de maladie et bénéficiant d’un maintien de salaire total ou partiel ou bien d’indemnités journalières complémentaires à la sécurité sociale financées en tout ou partie par l’employeur. Dans ce cas, le salarié et l’employeur participent au financement du régime comme si le salarié était en activité dans l’entreprise. Depuis la pandémie de COVID-19, le maintien du régime est également obligatoire dans l’hypothèse d’une suspension du contrat de travail donnant lieu au versement d’un revenu de remplacement directement par l’employeur (comme pendant les périodes d’activité partielle).

Le Code de la sécurité sociale précise que la DUE ne doit inclure aucune disposition comprenant une discrimination fondée sur le sexe (CSS, art. L. 913-1). De même, il est interdit de prévoir des conditions d’accès au régime de protection sociale en se fondant sur la nature du contrat de travail (CDI, CDD, alternance,etc.) ou sur la durée du travail (temps complet, temps partiel, forfait jours, etc.). De plus, ce dispositif étant destiné aux salariés, il est également interdit d’appliquer toute discrimination sanctionnée par le Code du travail et le Code pénal (lieu de résidence, âge, etc).

L’avantage de la DUE réside également dans la simplification des procédures de révision en comparaison des accords collectifs. Les modifications de la DUE pourront se faire par avenant à cette DUE avec une remise selon les mêmes modalités que la DUE d’origine. Pour la dénonciation des garanties, il conviendra de respecter un préavis, qui est, en pratique de 3 mois. Il faudra également respecter les règles fixées par la jurisprudence de dénonciation des engagements unilatéraux en informant individuellement les salariés et le CSE s’il existe dans l’entreprise.

Indépendamment des engagements de l’employeur sur l’acte de mise en place, il existe également des obligations pour l’employeur au titre du droit des assurances. Ainsi, l’employeur, en tant que souscripteur, a l’obligation de remettre la notice d’information établie par l’assureur du contrat d’assurance aux salariés. Par ailleurs, en cas de modification des garanties, l’employeur est tenu d’informer par écrit les salariés des modifications apportées, dans un délai de 3 mois au minimum avant la date prévue de leur entrée en vigueur. La preuve de la remise de la notice d’information à l’égard des salariés et de l'information relative aux modifications contractuelles incombe à l’employeur.