Les 5 points-clés à surveiller pour des régimes santé et prévoyance conformes

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Mis à jour le 22 janvier 2026

Le mois de janvier est, comme chaque année, une période charnière pour les services paie : c’est le moment où les paramétrages des logiciels de paie sont mis à jour, où les nouveaux taux de cotisation entrent en vigueur et où les régimes de protection sociale font l’objet d’ajustements techniques.

Mais si cette approche est centrée sur la mécanique de paie, il ne faut pas occulter d’autres enjeux clés pour les entreprises : la conformité globale des régimes de frais de santé et de prévoyance. Or, derrière la mise à jour des taux cotisations mutuelle et prévoyance se cache un cadre juridique exigeant, combinant obligations légales et conventionnelles dont le non-respect peut entraîner des conséquences financières et sociales lourdes pour vos clients.

Chaque année, de nombreuses entreprises découvrent, parfois tardivement, que leurs dispositifs de protection sociale ne sont plus tout à fait conformes : acte fondateur obsolète, garanties non alignées avec la convention collective, défaut d’information des salariés... Ces écarts auxquels on prête malheureusement trop peu attention, sont soudainement mis en lumière lors d’un contrôle URSSAF ou d’un événement grave touchant un salarié.

Alors, pour ne pas subir un tel sort, nous vous proposons, dans cet article, le top 5 des points clés à surveiller afin de vous aider à sécuriser durablement les régimes santé et prévoyance de vos clients.

Santé et prévoyance : deux régimes, des enjeux distincts mais complémentaires

Avant d’entrer dans le détail des points de vigilance, il convient de rappeler que la protection sociale complémentaire repose sur deux piliers dont les logiques diffèrent profondément.

La complémentaire santé a pour objet le remboursement des frais médicaux. Depuis l’Accord national interprofessionnel (ANI), sa mise en place est obligatoire dans le secteur privé, sous réserve du respect d’un panier de soins minimal et de règles strictes en matière de financement, de caractère collectif et obligatoire. Ce régime est aujourd’hui largement répandu, mais demeure fortement encadré sur le plan juridique et social.

La prévoyance, quant à elle, couvre les risques lourds de la vie professionnelle : incapacité de travail, invalidité et décès. Contrairement à la santé, elle n’est pas légalement obligatoire. Elle le devient toutefois dès lors qu’une convention collective l’impose, ce qui est le cas dans de très nombreuses branches. Les niveaux de garanties, les catégories de salariés concernés et les modalités de financement peuvent varier considérablement selon les textes conventionnels applicables.

Dans les deux cas, les règles évoluent régulièrement. Cette instabilité normative impose donc une veille active et une réévaluation périodique des dispositifs existants.

Point clé n°1 : l'existence et la cohérence de l'acte fondateur

Le premier point de vigilance, souvent sous-estimé, concerne le formalisme de mise en œuvre du régime. Tout dispositif de protection sociale complémentaire doit être formalisé par un document juridique valable : accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Ce document constitue la pierre angulaire du régime. Il doit définir précisément :

le champ d’application du dispositif,
les catégories de salariés couvertes,
la nature et le niveau des garanties,
la répartition des cotisations entre employeur et salariés,
les modalités d’évolution ou de dénonciation du régime.

Une erreur fréquente consiste à faire évoluer le contrat d’assurance (nouvel assureur, modification des garanties, ajustement des taux) sans mettre à jour les documents de mise en œuvre du régime. Ce décalage crée un risque juridique important : le régime appliqué en pratique ne correspond plus nécessairement aux règles prévues dans le document d’origine.

En cas de contrôle ou de contentieux, cette incohérence peut suffire à remettre en cause la conformité globale du dispositif, indépendamment des garanties du contrat d’assurance souscrit.

Conseil : Faites un audit annuel des documents de mise en place pour garantir leur cohérence avec les contrats en vigueur. En cas d’écart, régularisez rapidement via une DUE modificative ou un avenant à l’accord existant.

Point clé n°2 : le respect du caractère collectif et obligatoire

Le deuxième point de vigilance concerne le respect du caractère collectif et obligatoire des régimes, condition essentielle au bénéfice des exonérations de cotisations patronales.

Le caractère collectif suppose que les bénéficiaires du régime soient définis selon des critères objectifs et non discriminatoires. Ces catégories doivent être cohérentes avec les classifications professionnelles, les niveaux de responsabilité ou les usages admis par la réglementation applicable.

Le caractère obligatoire implique que les salariés entrant dans le champ d’application du régime y adhèrent, sauf cas de dispenses expressément prévues par les textes. Ces dispenses doivent être :

juridiquement autorisées,
prévues par le document de mise en oeuvre du régime,
demandées par écrit par le salarié ;
justifiées par des documents conservés par l’employeur.

Une gestion approximative des cas de dispenses constitue une source fréquente de redressements URSSAF. L’absence de formalisme ou de justificatifs peut suffire à remettre en cause le caractère obligatoire du régime, avec des conséquences financières importantes.

Conseil : vérifiez systématiquement que les cas de dispense de vos clients soient documentés et sollicitez, périodiquement, une mise à jour des justificatifs pour vous assurer que la dispense soit toujours valide.

Point clé n°3 : la conformité des garanties au regard des obligations légales et conventionnelles

La conformité des garanties constitue un autre point de vigilance majeur.

En matière de santé, le respect du panier de soins minimal est indispensable, tout comme l’alignement avec les évolutions réglementaires successives. Un contrat conforme lors de sa mise en place peut devenir partiellement obsolète en l’absence de mise à jour.

Vous devez donc veiller à ce que les garanties souscrites par vos clients soient toujours conformes aux garanties minimales de branches.

En matière de prévoyance, la vigilance doit être encore renforcée. Les conventions collectives imposent souvent des garanties minimales précises, tant sur les risques couverts que sur les niveaux de prestations. Toute évolution conventionnelle doit conduire à une analyse immédiate de l’adéquation du contrat existant.

Le risque est ici silencieux : tant qu’aucun sinistre ne survient, l’écart peut passer inaperçu. En revanche, lors de la survenance d’un événement grave, l’insuffisance de couverture devra être compensée par l’entreprise, ce qui pourrait entraîner des conséquences financières importantes.

Conseil : Menez une veille active quant aux évolutions conventionnelles afin de vous assurer d’une conformité permanente des régimes de vos clients. Si vous souhaitez les sécuriser davantage, suggérez leur d’opter pour les offres de branche. Ces dernières présentent des avantages certains en matière de conformité puisqu’elles s’ajustent automatiquement en cas d’évolution de la convention collective.

Point clé n°4 : la gestion des risques en cours en prévoyance

Le mois de janvier peut aussi être une période de transition entre deux assureurs, impliquant, de facto, la reprise des risques en cours.

Cette notion constitue l’un des sujets les plus techniques et les plus sensibles en matière de prévoyance.

Un risque en cours correspond à un sinistre survenu avant un changement de contrat ou d’organisme assureur, mais dont les effets se prolongent dans le temps. Il peut s’agir, par exemple, d’une incapacité de travail ou d’une invalidité reconnue avant la résiliation du contrat précédent.

Lors d’un changement de régime, il est essentiel de déterminer qui prend en charge ces situations : l’ancien assureur, le nouveau ou, à défaut, l’employeur. Cette continuité de couverture repose sur des clauses de reprise des risques, dont l’analyse doit être particulièrement rigoureuse.

Une mauvaise anticipation de ces situations peut entraîner des ruptures de droits pour les salariés concernés et exposer vos clients à des litiges complexes. La sécurisation des transitions entre assureurs constitue donc un enjeu majeur, nécessitant un accompagnement expert et une coordination étroite entre les différentes parties.

Conseil : en cas de changement d’assureur, recensez les risques en cours au moment du changement de contrat (salariés en incapacité temporaire de travail, invalidité…) afin d’en informer l’assureur entrant et de négocier avec ce dernier les clauses de reprise des sinistres. Cela évitera tout “vide” dans la continuité du paiement des garanties et sécurisera vos clients. Enfin, il serait opportun que vos clients informent individuellement les salariés concernés de la manière dont ils seront couverts après la phase de transition.

Point clé n°5 : l'information des salariés : un formalisme déterminant

Le dernier point concerne le devoir d’information des salariés. Pour être opposable aux salariés, un régime de protection sociale complémentaire doit être présenté et expliqué à ses bénéficiaires. Vos clients ont donc une obligation de remettre à chaque salarié une notice d’information claire, complète et à jour, détaillant notamment :

les garanties couvertes,
les modalités d’adhésion (ainsi que les cas de dispense possibles),
les exclusions éventuelles,
les délais de carence,
les procédures à suivre en cas de sinistre…

En pratique, la remise de la notice d’information doit se faire lors de l’embauche ou de la mise en place du régime. Cette dernière doit être tracée de manière à ce que vos clients puissent prouver qu’ils ont effectivement transmis l’information à leurs salariés et que ces derniers en ont bien pris connaissance (lettre remise contre décharge, envoi recommandé avec signature...)

Conseil : Établissez une procédure d’information normalisée pour tous vos clients, pour chaque embauche et chaque modification de régime. Demandez-leur systématiquement une preuve de remise de la notice (exemples : signature numérique ou accusé de réception scanné) et vérifiez que la notice est bien à jour à chaque renouvellement de contrat.

Modifications des garanties de prévoyance : l'exemple de la CCN des Organismes de Formation

La CCN des Organismes de Formation illustre parfaitement les enjeux liés à l’évolution des obligations en matière de prévoyance : en 2025, les partenaires sociaux de cette branche ont négocié un avenant important, applicable à compter du 1er janvier 2026. Ce dernier prévoit notamment le renforcement des garanties obligatoires en relevant le montant du capital décès minimum en cas de décès simultané ou postérieur du conjoint (porté à 300 % du salaire annuel de référence, au lieu de 100 % précédemment).

Il introduit également une hausse de la majoration du capital décès pour personne à charge (90 % au lieu de 30 % précédemment).

Ces évolutions contraignent de nombreuses entreprises du secteur à adapter leurs contrats de prévoyance en vérifiant que les garanties qu’ils contiennent correspondent bien aux nouveaux minima.

À défaut, les entreprises devront mettre à niveau leurs garanties, en changeant, le cas échéant, d’assureur et en mettant à jour leur DUE (ou accord d’entreprise) pour y intégrer les nouvelles dispositions avant d’en informer leurs salariés.

À noter : depuis le 1er janvier 2026, Harmonie Mutuelle propose les solutions santé et prévoyance recommandées par la branche professionnelle des Organismes de formation. Nos conseillers spécialisés accompagnent les entreprises et leurs partenaires pour sécuriser les contrats existants et faciliter l’information des salariés.

Synthèse des points clés :

5 points clés pour assurer la conformité de vos régimes mutuelle et prévoyance

La conformité des régimes : un exercice de vigilance continue

La protection sociale complémentaire ne peut plus être perçue comme un simple sujet technique ou un avantage périphérique. Elle constitue à la fois un socle de sécurité pour les salariés et un levier d’attractivité pour l’entreprise. Dans un contexte de durcissement des contrôles URSAFF, d’évolution rapide des normes conventionnelles et de complexification des risques sociaux, la conformité des régimes santé et prévoyance exige une vigilance continue et une expertise pointue.

Pour répondre à ces enjeux, les experts d’Harmonie Mutuelle accompagnent les équipes sociales des cabinets d’expertise-comptable, afin de renforcer leur maîtrise des dispositifs de protection sociale complémentaire.

L’objectif : leur permettre de mieux comprendre les garanties, d’en mesurer les impacts juridiques et financiers, et d’être pleinement en capacité de conseiller leurs clients en leur proposant des solutions adaptées à leur situation.

Un accompagnement concret, orienté terrain, au service de la qualité du conseil et de la valeur apportée aux clients des cabinets.

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