Déclaration préalable à l'embauche et registre unique du personnel
Vous êtes entrepreneur et vous vous apprêtez à recruter votre premier salarié ? Cela fait de vous un employeur. À ce titre vous êtes tenu de respecter des formalités d’embauche.
Dans la mesure où vous n’êtes pas un “particulier employeur”, ni une association ayant recours au chèque emploi associatif, vous avez l’obligation de créer et de tenir un registre unique du personnel. Sur ce registre, qui peut avoir une forme papier comme numérique, vous devez faire figurer les noms et prénoms de tous les salariés, de manière indélébile et par ordre chronologique d'embauche.
Lorsque vous vous apprêtez à recruter un salarié, vous devez également réaliser une déclaration préalable à l’embauche. Cette déclaration doit être effectuée avant le début effectif du contrat de travail. La DPAE permet d'informer les organismes sociaux et administratifs de l'embauche d'un salarié, et contient des informations essentielles telles que l'identité de l'employeur et du salarié, la nature du contrat de travail, la date d'embauche...
Pour en savoir plus sur le registre unique du personnel, vous pouvez vous renseigner sur le site economie.gouv.fr/entreprises. Pour en savoir plus sur la DPAE, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site de l’URSSAF.
Le contrat de travail et l'exonération première embauche
Vous venez de créer un registre unique du personnel et vous avez réalisé une déclaration préalable à l’embauche pour votre premier salarié. Maintenant vous allez devoir établir un contrat de travail. Pour ce faire, voici quelques conseils :
- Définir le type de contrat : vous devez déterminer le type de contrat de travail que vous souhaitez proposer à votre futur salarié. Les contrats les plus courants sont le contrat à durée indéterminée (CDI) et le contrat à durée déterminée (CDD), mais il existe d'autres formes de contrats spécifiques selon les besoins de votre entreprise.
- Établir le contenu du contrat : le contrat de travail doit comporter certaines informations obligatoires, telles que les coordonnées de l'employeur et du salarié, la nature de l'emploi, la durée du travail, la rémunération, les congés payés... Il est important de rédiger le contrat avec précision et de veiller à ce qu'il respecte la législation en vigueur. Vous pouvez vous aider d’un expert en ressources humaines. À ce titre, Harmonie Mutuelle a mis en place l'accompagnement RH pour vous guider dans l'accomplissement de vos formalités.
- Vérifier les dispositions spécifiques de votre convention collective : le contrat de travail doit se conformer aux dispositions prévues, quelque soit le type de contrat (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, CDD…)
- Période d'essai : vous avez la possibilité d'inclure une période d'essai dans le contrat de travail au cours de laquelle vous pouvez évaluer les compétences et l'adéquation du salarié au poste. La durée de la période d'essai ainsi que la possibilité de renouvellement varient selon le type de contrat et la convention collective applicable.
Bon à savoir : si vous êtes en train de recruter votre premier salarié vous avez peut-être entendu parler de l’exonération première embauche ainsi que du plan 1 jeune 1 solution ? Ces deux dispositifs avaient pour objectif d’encourager les entrepreneurs à recruter leurs premiers salariés notamment en leur offrant une exonération des charges patronales pour le premier salarié ainsi que le versement d’une aide d'un montant pouvant s'élever jusqu'à 4 000 euros pour l'embauche d'un jeune de moins de 26 ans. Mais la première mesure a pris fin en décembre 2001 et la seconde en mai 2021, ces dernières n'étant pas remplacées.
